Diese 10 Zeitdiebe am Arbeitsplatz musst du stoppen

Zeitdiebe sind unsichtbare Saboteure, die dir deine kostbare Zeit stehlen. Hast du dich schon einmal gefragt, warum es manchmal so schwer ist, die perfekte Work-Life-Balance zu finden? In diesem Artikel erfährst du, wie du die 10 größten Zeitdiebe erkennen und besiegen kannst, um deine Work-Life-Balance zu verbessern. Gemeinsam werden wir Strategien entwickeln, um diese Hindernisse zu überwinden und so den Stress im Arbeitsleben zu reduzieren.

Einführung: Was sind Zeitdiebe?

 

Zeitdiebe sind subtile, oft unsichtbare Faktoren oder Ablenkungen im Arbeitsalltag, die dir Zeit und Energie stehlen, ohne dass du es merkst. Sie machen dich weniger produktiv, lenken deine Aufmerksamkeit ab und erschweren es dir, deine Arbeit effizient zu erledigen. Zeitdiebe können verschiedene Formen annehmen: unklare Prioritäten, zu viele E-Mails, unerwartete Unterbrechungen, digitale Ablenkungen oder ineffiziente Besprechungen.

Kurz gesagt, Zeitdiebe stehlen deine Zeit und Produktivität am Arbeitsplatz. Sie beeinträchtigen nicht nur deine Arbeitsleistung, sondern können auch deine Work-Life-Balance und deine Lebenszufriedenheit negativ beeinflussen, indem sie Stress und Frustration verursachen.

 

Die Bedeutung von Zeitdieben verstehen

 

In der heutigen schnelllebigen Welt, in der Zeit oft Mangelware ist, können Zeitdiebe zu ernsthaften Herausforderungen auf dem Weg zur Work-Life-Balance werden. Zeitdiebe sind unsichtbare Saboteure, die sich ungebeten einschleichen und deine kostbare Zeit stehlen, wenn du es am wenigsten erwartest.

 

Zeitdiebe können zu massiven Zeitverlusten führen und die Produktivität dramatisch senken.

– Eine britische Studie ergab, dass Arbeitnehmer im Durchschnitt weniger als drei Stunden pro Tag produktiv sind, was bei einer durchschnittlichen 40-Stunden-Woche weniger als 15 Stunden Produktivität entspricht.

– Die Nutzung privater Mobiltelefone kann sich auf die Produktivität am Arbeitsplatz auswirken (Link Studie zum Handyverbot).

 

 

Es ist wichtig zu beachten, dass Zeitdiebe nicht nur die Produktivität beeinträchtigen, sondern auch zu Stress und Frustration führen können. Daher ist es wichtig, Zeitmanagement- und Selbstmanagementtechniken zu entwickeln, um Zeitdiebstahl zu minimieren und die Produktivität am Arbeitsplatz zu erhöhen.

 

Zeitdieb Nr. 1: Unklare Ziele und Prioritäten – wie sie Zeit stehlen

 

Unklare Ziele und Prioritäten sind der erste Zeitdieb auf unserer Liste. Damit sind Situationen gemeint, in denen du nicht genau weißt, welche Aufgaben Priorität haben und welche weniger wichtig sind. Das führt oft dazu, dass man Zeit mit unwichtigen Aufgaben verschwendet, während dringendere Dinge vernachlässigt werden. Es ist wie ein Navigationssystem ohne klares Ziel.

 

 

Besser mit diesem Zeitdieb umgehen

 

1. Setze klare Ziele: Setze dir klare, messbare Ziele für deine Arbeit. Wenn du weißt, was du erreichen willst, fällt es dir leichter, Prioritäten zu setzen.
2. Priorisiere Aufgaben: Identifiziere die wichtigsten Aufgaben und konzentriere dich zuerst darauf. Lass dich nicht von weniger wichtigen Dingen ablenken.
3. Plane den Tag: Erstelle einen Tagesplan, der deine Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge bringt. Das hilft, Unsicherheiten zu minimieren.
4. Regelmäßige Überprüfung: Überprüfe deine Ziele und Prioritäten regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie noch relevant sind. Passe sie gegebenenfalls an.
5. Umplanen: Wenn du merkst, dass du zu viele Aufgaben hast und es dir schwer fällt, Prioritäten zu setzen, zögere nicht, deine Führungskraft um Hilfe zu bitten. Gemeinsam könnt ihr klare Prioritäten setzen und die Arbeitsbelastung effektiver verteilen.

 

Die Einbeziehung deiner Führungskraft kann entscheidend sein, wenn du merkst, dass du mit der Prioritätensetzung überfordert bist. Gemeinsam könnt ihr Wege finden, klarere Ziele und Prioritäten zu setzen, was letztendlich zu einer besseren Work-Life-Balance führt.

 

Zeitdieb Nr. 2: E-Mails und Benachrichtigungen – Die ständigen Ablenkungen besiegen

 

Der zweite Zeitdieb auf unserer Liste sind E-Mails und Benachrichtigungen, die für ständige Ablenkung bei der Arbeit sorgen. Diese digitalen Ablenkungen können deine Konzentration stören und dich in einen ständigen Reaktionsmodus versetzen.

 

 

Besser mit diesen Zeitdieben umgehen

 

1. Zeitfenster für E-Mails: Anstatt deine E-Mails sofort zu öffnen und auf jede Benachrichtigung zu reagieren, lege feste Zeitfenster im Laufe des Tages fest, in denen du deine E-Mails bearbeitest.
2. Priorisierung: Sortiere deine E-Mails nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Bearbeite die wirklich relevanten Nachrichten zuerst und verschiebe weniger wichtige auf spätere Zeitfenster.
3. Deaktiviere Benachrichtigungen: Schalte störende Benachrichtigungen auf deinem Computer und Smartphone aus, um Ablenkungen zu minimieren.
4. Kommunikationsregeln: Lege klare Kommunikationsregeln für dich und dein Team fest, um die E-Mail-Flut zu reduzieren. Nutze alternative Kommunikationskanäle für weniger dringende Angelegenheiten.
5. Fokussierte Arbeitsphasen: Plane fokussierte Arbeitsphasen ohne E-Mail-Unterbrechungen, um produktiver zu sein.

 

Zeitdieb Nr. 3: Unerwartete Unterbrechungen – Strategien zur Minimierung

 

Der dritte Zeitdieb auf unserer Liste sind unerwartete Unterbrechungen wie spontane Gespräche, unvorhergesehene Telefonate oder ungeplante Meetings, die die Arbeitszeit stören.

 

Besser mit diesen Zeitdieben umgehen

 

1. Zeitfenster für ungestörtes Arbeiten: Plane feste Zeitfenster im Tagesablauf ein, in denen du ungestört arbeiten kannst. Kommuniziere diese Zeiten mit deinem Team, damit sie wissen, wann du verfügbar bist.
2. Klare Kommunikation: Biete deinen Kolleg*innen klare Kommunikationswege für dringende Anliegen an, um unerwartete Unterbrechungen zu minimieren.
3. Pufferzeiten einplanen: Plane Pufferzeiten zwischen Terminen und Aufgaben ein, um auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können, ohne deine gesamte Tagesplanung durcheinander zu bringen.
4. Notfallprotokoll: Erstelle ein Notfallprotokoll, das festlegt, wie mit dringenden Angelegenheiten umgegangen wird, wenn du nicht erreichbar bist.

 

Zeitdieb Nr. 4: Multitasking – Warum es nicht effizient ist

 

Der vierte Zeitdieb auf unserer Liste ist das Multitasking. Damit ist das gleichzeitige Erledigen mehrerer Aufgaben oder das ständige Wechseln zwischen verschiedenen Tätigkeiten gemeint, in der Annahme, dadurch effizienter zu sein.

 

Besser mit diesem Zeitdieb umgehen

 

1. Eine Sache nach der anderen: Konzentriere dich auf eine Aufgabe nach der anderen, um deine Konzentration zu maximieren und effizienter zu arbeiten.
2. Prioritätensetzung: Identifiziere die wichtigsten Aufgaben und arbeite sie nacheinander ab, bevor du zu anderen Aktivitäten übergehst.
3. Zeitblöcke: Plane Zeitblöcke für bestimmte Aufgaben, um Unterbrechungen zu minimieren und produktiver zu sein.
4. Bewusstsein schaffen: Mache dir bewusst, dass Multitasking oft zu ineffizienter Arbeit führt und dich länger an einer Aufgabe arbeiten lässt.
5. Selbstreflexion: Überlege, warum du zum Multitasking neigst und finde Wege, dich darauf zu konzentrieren, eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen.

 

Zeitdieb Nr. 5: Unstrukturierte Besprechungen – Zeitverschwendung vermeiden

Der fünfte Zeitdieb auf unserer Liste sind unstrukturierte Besprechungen. Damit sind Besprechungen gemeint, die ohne klare Tagesordnung und Struktur stattfinden, was zu Zeitverschwendung führen kann.

 

Besserer Umgang mit diesem Zeitdieb

 

1. Agenda erstellen: Vor jedem Meeting eine klare Agenda erstellen, die die zu besprechenden Themen und Ziele festlegt.
2. Zeitrahmen festlegen: Begrenze die Dauer des Meetings und halte dich strikt an den festgelegten Zeitrahmen.
3. Teilnehmer*innen auswählen: Lade nur Personen zum Treffen ein, die direkt von den behandelten Themen betroffen sind, um die Effizienz zu erhöhen.
4. Moderator*in ernennen: Bestimme eine*n Moderator*in, der*die das Meeting leitet und sicherstellt, dass es strukturiert abläuft.
5. Notizen und Aufgaben: Mache dir während des Meetings Notizen über die besprochenen Punkte und die zugewiesenen Aufgaben. Gib diese Informationen nach dem Meeting weiter.
6. Vermeide Folgetreffen: Stelle sicher, dass alle Fragen und Themen während des Meetings behandelt werden, um unnötige Folge-Meetings zu vermeiden.
7. Alternative Kommunikation: Überlege, ob bestimmte Informationen über alternative Kommunikationskanäle (E-Mail, Chat) ausgetauscht werden können, um Meetingzeit zu sparen.

 

Zeitdieb Nr. 6: Prokrastination – Den inneren Schweinehund besiegen

 

Der sechste Zeitdieb auf unserer Liste ist Prokrastination, das Aufschieben von Aufgaben. Damit ist das Zögern und Aufschieben von wichtigen Aufgaben gemeint, was sich negativ auf Zeit und Produktivität auswirken kann.

 

Besserer Umgang mit diesem Zeitdieb

 

1. Selbstreflexion: Verstehe die Gründe für deine Prokrastination. Ist es mangelnde Motivation, Unsicherheit oder eine unangenehme Aufgabe?
2. Zeitmanagement-Techniken: Verwende Techniken wie die Pomodoro-Methode, um deine Arbeit in zeitlich begrenzte Abschnitte einzuteilen.
3. To-Do-Listen: Erstelle klare To-Do-Listen mit Prioritäten, um Aufgaben schrittweise abzuarbeiten.
4. Belohnungssystem: Belohne dich nach erfolgreichem Abschluss einer Aufgabe, um deine Motivation zu steigern.
5. Einfach anfangen: Beginne mit kleinen Schritten, um den Einstieg in eine Aufgabe zu erleichtern.
6. Selbstdisziplin stärken: Trainiere deine Selbstdisziplin durch Übungen wie regelmäßige Arbeitszeiten und konsequentes Einhalten von Vereinbarungen.
7. Hol dir Unterstützung: Sprich mit Kollegen, Vorgesetzten oder einem Coach über deine Prokrastination, um Unterstützung und Tipps zu erhalten.

 

Zeitdieb Nr. 7: Digitale Ablenkungen – Soziale Medien unter Kontrolle halten

 

Der siebte Zeitdieb auf unserer Liste sind digitale Ablenkungen, insbesondere durch Social Media. Damit ist die Nutzung von Online-Plattformen und Unterhaltungsseiten während der Arbeitszeit gemeint, die die Konzentration stört und die Produktivität mindert.

 

Besserer Umgang mit diesem Zeitdieb

 

1. Bewusstsein schaffen: Erkenne, wann und warum du zur digitalen Ablenkung neigst. Ist es Langeweile, Stress oder Gewohnheit?
2. Zeitfenster setzen: Plane bestimmte Zeiten für die Nutzung sozialer Medien außerhalb der Arbeitszeit ein.
3. Ablenkungsfreier Arbeitsplatz: Schaffe einen Arbeitsplatz, der frei von Ablenkungen ist, indem du Apps oder Websites blockierst, die dich ablenken.
4. Belohnungssystem: Nutze digitale Ablenkungen als Belohnung für erfolgreich erledigte Aufgaben.
5. Alternative Pausen: Statt in Pausen soziale Medien zu nutzen, mache kurze Spaziergänge oder Entspannungsübungen.
6. Selbstdisziplin stärken: Trainiere deine Selbstdisziplin, indem du bewusst auf digitale Ablenkungen verzichtest.
7. Peer Support: Schließe dich mit Kolleginnen und Kollegen zusammen, um gemeinsam digitale Ablenkungen zu reduzieren und euch gegenseitig zu unterstützen.

 

Zeitdieb Nr. 8: Mangelnde Planung – Wie eine klare Zeitplanung helfen kann

 

Der achte Zeitdieb auf unserer Liste ist mangelnde Planung. Damit sind Arbeitsabläufe gemeint, die ohne klare Zeitplanung oder Vorbereitung durchgeführt werden, was zu Zeitverschwendung und ineffizientem Arbeiten führen kann.

 

Besserer Umgang mit diesem Zeitdieb

 

1. Zeit für Planung einplanen: Reserviere regelmäßig Zeit in deinem Kalender für die Planung von Aufgaben und Projekten.
2. To-do-Listen: Erstelle detaillierte To-do-Listen, um deine Aufgaben zu strukturieren und Prioritäten zu setzen.
3. Zeitpuffer einplanen: Plane Pufferzeiten zwischen Aufgaben und Terminen ein, um unvorhergesehene Verzögerungen aufzufangen.
4. Tages- und Wochenplan: Erstelle einen klaren Tages- und Wochenplan, um deine Arbeit im Voraus zu organisieren.
5. Routinen entwickeln: Entwickle Arbeitsroutinen, die dir helfen, Aufgaben effizienter zu erledigen.
6. Prioritäten setzen: Identifiziere die wichtigsten Aufgaben und erledige sie zuerst.

 

Zeitdieb Nr. 9: Mangelnde Delegation – Last teilen und Zeit gewinnen

 

Der neunte Zeitdieb auf unserer Liste ist mangelnde Delegation. Damit ist das Festhalten an Aufgaben gemeint, die von anderen Mitarbeitern erledigt werden könnten. Dadurch wird unnötig Zeit in Anspruch genommen und die Produktivität sinkt.

 

Besser mit diesem Zeitdieb umgehen

 

1. Analysiere deine Aufgaben: Identifiziere Aufgaben, die von anderen Teammitgliedern erledigt werden könnten.
2. Entwickle Delegationsfähigkeiten: Lerne, Aufgaben effektiv zu delegieren, indem du klare Anweisungen gibst und den Fortschritt überwachst.
3. Vertrauen aufbauen: Zeige Vertrauen in die Fähigkeiten deiner Kolleg*innen und ermutige sie, Verantwortung zu übernehmen.
4. Kommunikation: Kommuniziere klar und transparent, wenn du Aufgaben delegierst, um Missverständnisse zu vermeiden.

 

 

Zeitdieb Nr. 10: Perfektionismus – Die Balance zwischen Qualität und Zeit

 

Der letzte Zeitdieb auf unserer Liste ist der Perfektionismus. Damit ist das Streben nach perfekten Ergebnissen gemeint, das oft dazu führt, dass zu viel Zeit in Kleinigkeiten investiert wird, um die höchste Qualität zu erreichen. Dies kann zu Verzögerungen führen und die Effizienz beeinträchtigen.

 

Besser mit diesem Zeitdieb umgehen

 

1. Klare Standards setzen: Definiere klare Standards und Ziele für deine Arbeit, damit du weißt, wann etwas gut genug ist.
2. Zeitlimits setzen: Setze dir selbst Zeitlimits für Aufgaben, um den Drang nach endloser Perfektion zu reduzieren.
3. Prioritäten setzen: Identifiziere die wichtigsten Aufgaben und konzentriere dich darauf, in diesen Bereichen hohe Qualität zu erreichen.
4. Feedback einholen: Hol dir Feedback von Kollegen oder Vorgesetzten, um eine objektive Einschätzung der Qualität deiner Arbeit zu erhalten.
5. Lerne loszulassen: Akzeptiere, dass Perfektion nicht immer erreichbar ist und lerne, Aufgaben zu beenden, auch wenn sie nicht perfekt sind.
6. Reflektiere: Überlege dir regelmäßig, ob der Aufwand für Perfektion im Verhältnis zum Nutzen steht.

 

Fazit: Zeitdiebe erkennen und besiegen für eine bessere Work-Life-Balance

 

In unserer immer schneller werdenden Welt sind Zeitdiebe allgegenwärtig und können unsere Work-Life-Balance erheblich beeinträchtigen. Aber wie wir gelernt haben, sind Zeitdiebe nicht unbesiegbar. Mit dem richtigen Verständnis und den richtigen Strategien können wir sie kontrollieren und unsere Zeit effizienter nutzen.

 

Ein wichtiger Aspekt dabei ist die Unterscheidung zwischen “Lust” und “Frust” in Bezug auf Zeitdiebe. Es gibt Aufgaben, die uns Freude bereiten und die wir gerne erledigen, auch wenn sie viel Zeit in Anspruch nehmen. Diese können jedoch zu Zeitdieben werden, wenn sie andere wichtige Aufgaben verdrängen. Auf der anderen Seite gibt es ungeliebte Aufgaben, die Frust verursachen, aber dennoch erledigt werden müssen.

 

Die Kunst besteht darin, Lust-Aufgaben so zu organisieren, dass sie die Produktivität nicht beeinträchtigen, und Frust-Aufgaben so effizient wie möglich zu erledigen. Dies erfordert eine bewusste Priorisierung und die Fähigkeit, sich klare Ziele zu setzen.

 

Darüber hinaus spielt der Flow-Zustand eine entscheidende Rolle. Wenn wir uns im Flow befinden, können uns die Zeitdiebe kaum etwas anhaben. Flow ist dieser magische Zustand, in dem wir völlig in einer Aufgabe aufgehen, hochproduktiv sind und die Zeit still zu stehen scheint. Diesen Zustand sollten wir anstreben, um den Zeitdieben zu trotzen und in unserer Arbeit aufzugehen.

 

Die Reise zur Zähmung der Zeitdiebe kann eine Herausforderung sein, aber sie lohnt sich. Es ist an der Zeit, deine Work-Life-Balance zu optimieren und die volle Kontrolle über deine Zeit zurückzugewinnen.

Leitfaden: Die 10 größten Zeitdiebe erkennen und bekämpfen

Möchtest du aktiv daran arbeiten, deine Zeitdiebe zu erkennen und zu besiegen?

Ich habe speziell für dich Übungen vorbereitet, die dir helfen, deine persönlichen größten Zeitdiebe zu erkennen und konkrete Schritte zu deren Minimierung zu unternehmen.

 

 

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Deine Work-Life-Balance wird es dir danken.

Literatur:

Berger, T. (2016) Burnout-Prävention. Erschöpfung verhindern – Energie aufbauen. Selbsthilfe in 12 Stufen. Schattauer Verlag.

Collatz, A. & Gudat, K. (2019) Lebensbalance finden. Wege zu mehr Zufriedenheit in Beruf und Privatleben – ein Ratgeber. Hogrefe Verlag.

Kaiser, S. & Ringlstetter, M. (2010) Work-Life Balance. Erfolgsversprechende Konzepte und Instrumente für Extremjobber. Springer Science.

Kratzer, N. & Menz, W & Pangert, B. (2015) Work-Life-Balance – eine Frage der Leistungspolitik. Analysen und Gegensätze. Springer VS.

https://www.psychologie-aktuell.com/news/aktuelle-news-psychologie/news-lesen/produktiver-sein-ohne-handy.html (URL abgerufen am 16.11.2023)

Über Saskia Bülow

M.Sc. Wirtschaftspsychologin
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